Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ermöglicht Unternehmen und Beschäftigten, einen Überblick über abgeleistete Zeiten zu behalten. Doch wie ist sie umsetzbar? Mittlerweile sind Home-Office und hybride Arbeitsmodelle vielerorts ein fest etablierter Teil des Arbeitsalltages. Damit einher gingen Anpassungen in den Arbeitsroutinen und Arbeitszeiten vieler Arbeitnehmenden. Unternehmen sind künftig verpflichtet, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeitenden sicherzustellen. Die Zeiterfassung ist eine Form der Dokumentation, die täglichen Arbeitszeiten von Arbeitnehmenden so exakt wie möglich festzuhalten. In Zukunft soll dieser Vorgang für mehr Arbeitsschutz sorgen sowie außergewöhnlich lange Arbeitszeiten reduzieren. Doch auch wenn dieser Vorgang Struktur, Planung und Arbeitsschutz ermöglicht, befürchten Arbeitnehmende und Arbeitgebende, dass ihre flexibleren und selbstbestimmteren Arbeitsbedingungen dadurch gefährdet werden.
Arbeitszeiten müssen kommuniziert werden
Das Urteil des Bundesarbeitsgerichts hat im September 2022 verkündet, dass in Deutschland die gesamte Arbeitszeit von Arbeitnehmenden aufzuzeichnen ist. Das Arbeitszeitgesetz schreibt bislang lediglich für Überstunden und Arbeit an Sonn- und Feiertagen vor, dass sie aufzuzeichnen sind und die Dokumentation zwei Jahre aufbewahrt werden muss. Neben dem Arbeitnehmerschutz ist die Arbeitszeiterfassung unerlässlich, um eine offene und ehrliche Diskussion zum Thema Arbeitszeiten zu führen. Denn Arbeitszeiten spielen sowohl in der Menge als auch in der Planbarkeit eine zentrale Rolle hinsichtlich einer Work-Life-Balance. Um die Regularien für die Arbeitszeiterfassung einzuhalten, bedarf es einer regelmäßigen und transparenten internen Kommunikation. Unternehmen, die ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf dem Laufenden halten, was und vor allem warum sie etwas tun beziehungsweise unterlassen sollen, profitieren von einer Compliance-Kultur, die aktiv von den Teams gelebt wird. Die Kommunikation sollte dabei sowohl top-down als auch bottom-up genutzt werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass das Dokumentieren der Arbeitszeit Mitarbeitenden einen Kommunikationskanal eröffnet, um ihre Arbeitsleistung faktisch zu belegen und für Wünsche, Feedback und Anmerkungen genutzt werden kann.
Arbeitszeiterfassung bringt mehr Flexibilität
Gerade im Home-Office hilft das Erfassen von Arbeitszeiten gezielt, selbstbestimmtes Arbeiten der Mitarbeitenden zu fördern und gleichzeitig das Arbeiten innerhalb der geregelten Stundenzahl im Blick zu behalten. Zudem gibt es mittlerweile eine Reihe digitaler Tools und Apps, welche die Zeiterfassung einfach und schnell möglich machen, ohne dabei standortsabhängig zu sein – im Gegensatz zu bisherigen Lösungen wie Chipkarten oder Terminals. Das Ergebnis: mehr Flexibilität am Arbeitsplatz. Damit Arbeitszeiten langfristig festgehalten werden können, sollten Unternehmen ein einheitliches System definieren und sich auf eine Strategie sowie die benötigten Tools festlegen – selbst wenn es sich in der Erfassung um eine Excel-Tabelle handelt. Anschließend sollten Expert:innen aus den jeweiligen Abteilungen erarbeiten, ob ein neues Tool implementiert werden muss, damit eventuelle neue Vorgaben eingehalten werden können. Die Umsetzung bei der Arbeitszeiterfassung bedarf einer zukunftsorientierten Strategie. Das Wissen muss nun entsprechend verteilt und umgesetzt werden. Essenziell ist bei diesem Schritt, dass sich die Teams selbst organisieren können. Dies gewährleistet einerseits, dass wichtige oder dringende Aufgaben entsprechend angegangen werden, gleichzeitig aber auch das Einhalten des vertraglich festgehalten Arbeitsaufwandes berücksichtigt wird. Auch hier kann die Führungsebene in Erwägung ziehen, eine Person oder ein ganzes Team zu etablieren, das sich zumindest vorübergehend als Task-Force um die reibungslose Realisierung der Richtlinien kümmert – und dabei vor allem das richtige Maß nicht aus den Augen verliert.
Unternehmen sollten sich und ihre Angestellten über wichtige Änderungen in der Arbeitszeiterfassung stetig informieren, daraus resultierende Learnings aktiv für die Unternehmensstrategie nutzen und vor allem die internen Herausforderung, die aufgrund der neuen Transparenz entstehen, durch eine aufgeschlossene und ehrliche Unternehmenskultur meistern und pflegen.