Es kann unterschiedliche Gründe dafür geben, weswegen ein Arbeitsverhältnis beendet wird. Besonders schwierig ist es für ein Unternehmen jedoch, wenn Mitarbeitende ausscheiden, die das Unternehmen gerne weiter beschäftigt hätte. Die Kündigung eines Teammitglieds bedeutet für alle Unsicherheit, besonders für die Kolleg:innen. Die Unsicherheit bezieht sich hier auf die Ungewissheit darüber, wer als Nächstes die Position einnimmt und wie lange die Einarbeitung neuer Mitarbeitender dauern wird. Häufig kommt das Offboarding dabei zu kurz. Gründe hierfür sind der Zeitmangel oder weil HR, Führungskräfte oder Mitarbeitende es als unangenehme Aufgabe empfinden, einen Mitarbeitenden zu verabschieden.
Was ist Offboarding?
Offboarding lässt sich einfach erklären. Unter diesem Prozess versteht man im Personalmanagement den professionell organisierten Austritt von Mitarbeitenden aus dem Unternehmen. Das Ziel ist es, eine positive Atmosphäre für den Mitarbeitenden, der das Unternehmen verlässt, zu schaffen. Dies ist besonders wichtig, da für sie nicht nur der erste Eindruck wichtig ist, sondern auch der letzte Eindruck, den sie von einem Unternehmen erhalten und an den sie sich erinnern werden. Fehlen die Maßnahmen für gezieltes Offboarding, kann das negative Folgen auf das Employer Branding von Unternehmen haben. Negative Bewertungen des Unternehmens, die teilweise auch aus Frust über die jüngste Vergangenheit des Unternehmens verfasst werden, sind mögliche Konsequenzen, die das Employer Branding schwächen können.
Der Prozess des Offboardings ist als zweigliedriger Prozess zu verstehen. Zum einen gibt es die soziale Komponente des Offboardings. Entscheiden sich Mitarbeitende dazu, das Unternehmen zu verlassen, verliert dieses ein wichtiges Standbein. Wenn der Arbeitgebende jedoch einen Mitarbeitenden entlässt, kann dies einen negativen Eindruck innerhalb der Belegschaft hinterlassen. Durch sensibles Offboarding können Probleme vermieden werden. Zudem gibt es die technische Seite des Austritts aus dem Unternehmen, die geplant werden muss. Dazu gehören Materialien, die genutzt wurden. Diese sollten rechtzeitig zurückgegeben werden, damit das gesammelte Wissen für die nachfolgende Person zugänglich gemacht werden kann. Im besten Falle ist es der Mitarbeitende, der das Unternehmen verlassen wird, der die nachfolgende Person einarbeiten. So kann das On- und Offboarding geschickt miteinander verbunden werden.
Aspekte für erfolgreiches Offboarding
Ein souveräner Offboarding-Prozess umfasst Formalitäten. Der Mitarbeitende, der das Unternehmen verlässt, sollte zeitnah ein Arbeitszeugnis erhalten. Auch die Daten der Mitarbeiter:innen sollten in Form von Akten oder ähnlichem gesichert werden. Am wichtigsten ist jedoch ein persönliches Gespräch. Hier können beide Seiten offen miteinander über mögliche Probleme sprechen. Für Arbeitnehmende ist es oft hilfreich, wenn Arbeitgeber:innen noch einmal die positiven Aspekte des Mitarbeitenden hervorheben und gegebenenfalls auch Tipps für den weiteren beruflichen Werdegang mitgeben. Für Arbeitgeber:innen ist es hilfreich zu erfahren, weshalb sich Mitarbeitende für die Kündigung entschieden haben. So können Unternehmen in Erfahrung bringen, ob es mögliche Schwachstellen im Unternehmen gibt, damit dementsprechend gehandelt werden kann und weitere mögliche Kündigungen aus den genannten Gründen vermieden werden können.